¿Sabe un abogado cómo debe enviar un correo electrónico?

Programar reuniones, enviar información, gestionar tanto las tareas administrativas como las de índole financiero y mantenerse en contacto con colegas de la profesión y clientes son las principales acciones que un abogado lleva a cabo a través del correo electrónico.
La inmediatez ha convertido el mail en una herramienta imprescindible en el ámbito jurídico, a través de la que resulta fundamental conseguir una comunicación eficaz. De hecho, se ha consolidado como un utensilio del marketing digital. Para que su uso en un despacho de abogados sea efectivo resulta fundamental tener en cuenta claves básicas como cuidar el tono, así como la redacción y conocer en qué circunstancias se debe utilizar:

 

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  • Revisar antes de enviar. Aunque se trata de una pauta que puede parecer obvia no siempre se lleva a cabo. Muchas veces por las prisas y otras tantas por rutina no se cae en la cuenta de que, una vez se ha mandado un mail, ya no se puede evitar que el destinatario lo vea y acceda a la información. Por ello, es aconsejable comprobar que la dirección que recibirá el contenido es la adecuada y que lo que se ha escrito es lo que se pretendía transmitir.

 

 

  • Cuidar el tono. El destinatario de un correo lee lo que recibe. Es decir, el lenguaje escrito no es igual que el hablado por lo que, una ironía o una broma pueden ser susceptibles de malas interpretaciones. Además, se debe tener en cuenta que el modo de expresión varía según la relación de proximidad que se mantenga con quien recibirá el envío, por lo que es conveniente que, en el caso de un cliente, aunque cordial, el texto resulte sobrio y profesional.

 

  • Escribir en minúsculas. Recibir un mail en el que todo el contenido está en mayúsculas se interpreta como un texto expresado a gritos, por lo que resulta agresivo e inadecuado. Se puede admitir el uso de palabras escritas totalmente en mayúsculas para resaltar un detalle importante (por ejemplo, al solicitar una documentación) y evitar, de esta forma, que pase inadvertido.

 

  • Pensar antes de escribir. Antes de teclear el contenido que se desea expresar conviene pensar y estructurar mentalmente todo lo que se quiere decir. De esta manera, la redacción será más fluida y se evitará olvidar algo de gran relevancia.

 

  • Diferenciar cuándo no es apropiado su uso. Aunque su utilización se ha popularizado no resulta adecuado el envío de un correo para comunicaciones especiales que es mejor realizar en persona o en su defecto, por teléfono. Por ejemplo, resolver un problema con un compañero del bufete o realizar una reclamación.
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